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TALLER DE FORMACIÓN DE EQUIPOS
INTRODUCCIÓN
Asamblea de la
Delegación del Caribe MSSCC
Tema 2
FASE PREVIA: CONVOCACIÓN DEL GRUPO PARA
FORMAR UN EQUIPO
Una adecuada convocación para formar un
Equipo asegura en mucho su vida y su eficacia. La experiencia nos
enseña que por no haber un adecuado proceso de convocación se
cometen errores que llevan al fracaso.
Para ayudar a realizar este proceso de
convocación les presentamos, un modelo tipo de convocación del
cual podrán asumir aquellos aspectos que respondan mejor a su
situación.
Al usar estos modelos, las personas
involucradas, se van habituando desde el primer momento a un
estilo de trabajo planificado y organizado.
Por otra parte se asegura que las
personas convocadas sean las más adecuadas para el tipo de
servicio que se quiere promover.
Estas personas, finalmente, están al
tanto desde el primer momento del proceso que se les propone y de
la tarea a la que son invitadas.
Objetivo de esta convocación:
Lograr que un grupo de personas,
previamente identificadas y convocadas, que muestran una
disposición hacia el servicio en un área determinada, se
encuentren y opten por iniciar un proceso de crecimiento como
grupo para transformarse en un equipo de servicio.
Proceso a seguir:
A la hora de formar un Equipo lo que
nos mueve es una situación o necesidad concreta que nos desafía y
reclama una solución. Buscamos, entonces, un cierto número de
personas de buena voluntad, sensibles y dispuestas a responder a
esa realidad concreta.
Para lograrlo se siguen cuatro pasos:
1- Elaboración de una propuesta
inicial. Para presentar al grupo que habrá que convocar.
2- Elaboración de criterios.
Criterios de selección de las personas que serán convocadas.
3- Convocación de las personas.
Las personas convocadas se encuentran y expresan su percepción
sobre la invitación que les han hecho para participar en este
grupo.
4- Opción personal y grupal. Los
participantes interesados en la invitación optan por vivir
conjuntamente un proceso de crecimiento como grupo.
Ahora analicemos y practiquemos cada
uno de estos pasos de convocación.
Primer paso: Elaboración de una propuesta inicial.
PRIMERA REUNIÓN:
ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA Y DE LOS
CRITERIOS DE SELECCIÓN
Objetivo:
Realizar los dos primeros pasos que
son: la elaboración de la propuesta y de los criterios de
selección de las personas que formarán el Equipo.
En esta reunión participarán ya sea el
Equipo de Animación Pastoral o el Consejo Parroquial o un grupo de
personas invitadas para realizarlos.
En esta reunión y en el proceso a
seguir habrá siempre un facilitador/a, que es la persona encargada
de llevar la conducción de las reuniones, los procesos, ejercicios
y coordinar en general al grupo, organizar la logística y todos lo
relacionado con las sesiones.
Una vez las personas del grupo tengan
experiencia y se sientan capaces de asumirlo, la persona que
facilita puede delegar funciones o el papel de facilitador o
facilitadora puede ser rotativo, puede ser electo o voluntario.
La persona que asuma el papel, tomará
la agenda del día en cuanto al objetivo señalado y los contenidos
previamente delineados y preparará la reunión en todos sus
detalles. Puede valerse de una pequeña comisión, o de alguna
persona adicional que le ayude, compartiendo así, la facilitación
del proceso.
1. Bienvenida
Facilitador/a da la bienvenida.
2. Oración
Se escucha: Lc. 14,26-33
Silencio. Breve comentario participado.
Se hace una oración común a partir de la lectura y se concluye con
un canto alegre para ambientar la reunión.
3. Elaboración de la propuesta
El facilitador/a ofrece una síntesis
del motivo de esta reunión:
Nos hemos reunido para preparar una
convocación de un grupo de personas que acepte convertirse en el
grupo animador del servicio pastoral en el nivel..... y en el área
geográfica.... (diócesis, zona, parroquia, sector o nivel
pastoral: pastoral familiar, juvenil , social, etc.).
En nuestra realidad social y eclesial
tenemos unas necesidades concretas y, a la vez, tenemos por
delante la aplicación del Plan de Pastoral a nivel de la pastoral
Juvenil. Es importante que entre todos descubramos esas
necesidades. Nos pueden ayudar las siguientes preguntas:
¿Cuáles son las necesidades, en una
primera visión, a las que hay que atender en este campo de acción?
Ponerlas por orden de importancia
- ¿Qué respuestas
debemos dar a estas necesidades?
- ¿Cuál será la
función o tarea de este equipo?
- ¿Qué queremos
conseguir con este servicio?
- ¿Por qué
razones queremos conseguirlo?
Las razones deben nacer de los valores
del Evangelio y de la enseñanza de la Iglesia, de la realidad a la
que queremos responder y de la conversión/responsabilidad que esto
nos exige.
Segundo
paso:
4. Elaboración de los criterios de
selección
¿Cómo lo haremos?
Ahora demos otro paso hacia delante.
Establezcamos los criterios para seleccionar a las personas
adecuadas para pertenecer al Equipo.
Un criterio es "una norma o condición":
ique se
establece para asegurar de modo homogéneo lo que se quiere
conseguir;
ique
permite flexibilidad en el proceso;
i y que es
un parámetro o medida para la evaluación.
En nuestro caso se trata de definir las
condiciones y cualidades que deberán presentar las personas que
serán invitadas al grupo.
Por ejemplo:
Personas que sean conocidas en su
manera de ser e inquietudes.
Personas de fácil relación y actitudes
positivas.
Personas con disponibilidad de dar un
cierto tiempo.
Ahora formulemos nosotros cuáles son
los criterios que debemos tener en cuenta para seleccionar estas
personas.
5. Elaboración de la lista de personas
a invitar y fecha de convocatoria
El facilitador/a presenta el trabajo a
realizar:
Ahora demos nombres de personas que
cumplen con los criterios establecidos y hagamos la lista.
Ya que tenemos la lista ahora
distribuyámonos las personas para contactarlas y verificar su
disposición y capacidad a través de un encuentro personal. Cada
uno diga a quién, cómo, cuándo, dónde... puede acercarse.
Sólo
nos queda ponernos de acuerdo cuándo y cómo haremos la convocación
a una primera reunión en la que le expondremos el proyecto
inicial.
SEGUNDA
REUNIÓN:
ENCUENTRO CON LOS SELECCIONADOS Y
OPCIÓN PERSONAL Y GRUPAL
1. Bienvenida y presentación
Facilitador/a inicia con un saludo de
bienvenida. Luego invita a cada persona a que se presente
diciendo:
Nombre y apellidos
Datos generales: de dónde provienen, su
ocupación
o una dinámica de "rompehielos" si se
prefiere.
2. Se presenta y se justifica la
convocación
El facilitador/a explica el significado
de la invitación que los presentes han recibido. Puede empezar
presentando las necesidades a las que se quiere responder y
presentar el marco social y eclesial o el Plan de Pastoral en el
que se sitúa el servicio que se quiere promover y cuál es su
sentido.
3. Verificar la aceptación
Cuarto paso: Opción personal y
grupal
Se trata de dar el cuarto paso que
consiste en la opción personal y grupal por el proyecto
presentado.
El facilitador/a invita a los
participantes a que expresen lo que cada uno ha entendido sobre la
presentación y sobre la invitación a participar en este grupo. Les
ofrece una hoja para que los participantes expresen por escrito su
motivación a participar, completando la siguiente frase: "Esta
invitación a participar en el grupo me motiva a...". Luego:
Se elabora y formula entre todos el
compromiso grupal, escogiendo entre todos los elementos más
significativos de las intervenciones personales.
Se verifica el compromiso grupal.
Se concretan los aspectos prácticos del
compromiso del grupo: día, hora, frecuencia, duración, lugar de
las reuniones.
Se fijan las reuniones para realizar el
Taller de formación del equipo que será su primera actividad. (Se
comienza con la Etapa de las Relaciones).
Los participantes asumen
voluntariamente diferentes responsabilidades:
Preparar el local.
Recibir a las personas.
Preparar algún canto.
Preparar la oración.
Preparar el resumen del día.
Cronometrar o ponerle el tiempo a la
reunión con sus actividades
4. Oración final
Se lee Mt. 4,18-22: la vocación de los
apóstoles.
Se acoge en silencio por un momento.
Se comenta entre todos. Se hace oración
de acción de gracias por esta llamada que el Señor nos ha hecho y
se pide su fuerza para realizarla.
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